Правила эффективного управления временем

Эффективный тайм-менеджмент — важный навык, который полезен не только в рабочих процессах, но и личных. Певец и композитор Алекс Анохин поделился с Плед секретами, как все успевать и не выгорать.

Про time-management не говорит только ленивый, этот навык помогает повысить продуктивность, уменьшить стресс и быстрее достичь поставленных целей. А главное, чувствовать удовлетворение от выполнения задач.

 

№1: Формируйте четкие задачи

Прежде всего, важно понять, какую ставите цель и как хотите ее достичь. Определите, относится ли она к краткосрочной или долгосрочной. Если пугает сложность или длительность пути, попробуйте разбить его на небольшие шаги, так они будут выглядеть более реальными и посильными. Кроме того, на мелких задачах мозгу легче сконцентрироваться.

 

№2: Составляйте планы и графики

Тайм-менеджмент не будет эффективным без расписания или списка задач на конкретный период. Используйте различные удобные форматы организации — планы на день, месяц или год. Начинайте работу с приоритетных задач, не откладывая их на потом. Четко прописанный график поможет лучше отслеживать результаты, оценивать загруженность и избегать стрессовых ситуаций из-за перегруза.

№3: Расставляйте приоритеты

Учитывайте, что не все задачи могут быть одинаково важны, особенно в сжатые сроки. Научитесь определять приоритетность, выбирая на день только обязательные дела. Для таких целей пригодится матрица Эйзенхауэра, которая делит все на 4 категории: «Важное срочное», «Важное несрочное», «Срочное неважное», «Несрочное неважное».  Распределив задачи по такому принципу, будет намного проще навести порядок в своем рабочем и личном графике, не отвлекаясь на второстепенные вопросы.

 

№4: Избегайте режима многозадачности

Не стоит путать работу в условиях многозадачности с продуктивностью. Выполнение одновременно сразу нескольких дел наоборот, снижает качество и эффективность. Сосредоточьтесь на одном, максимум двух, вопросах и завершите их, прежде чем переходить к следующим. Так вы повысите свою концентрацию, выполните работу быстрее и качественнее. Кроме того, значительно снижается риск допустить серьезные ошибки.

 

№5: Научитесь делегировать задачи

Поручать другим людям решить вопрос полностью или частично — один из ключевых аспектов управления временем. Выполнить все своими силами зачастую нереально и не целесообразно. Не бойтесь передать кому-то задачу, чтобы параллельно решить другую, не менее важную. Делегирование — эффективный инструмент в менеджменте, в том числе и в вопросах управления временем. Оно поможет повысить продуктивность и снизить уровень стресса.

 

№6: Контролируйте отвлекающие факторы

Не всегда мы можем полностью исключить отвлекающие моменты. Однако часть из них контролируется, например, уведомления от социальных сетей, игр или новостных лент. Установите беззвучный режим или отключите всплывающие сообщения на время работы, чтобы сконцентрироваться на важных задачах. Сейчас есть много полезных приложений, которые помогают заблокировать отвлекающие элементы, используйте их для поддержания фокуса.

№7: Делайте регулярные перерывы

Обязательно включайте в распорядок дня время на короткий отдых. Это простой способ удерживать продуктивность на высоком уровне, чтобы избежать выгорания и усталости. Старайтесь не игнорировать перерыв, даже если он запланирован всего на 10 минут. Желательно в это время действительно отдыхать: прогуляться, перекусить, сделать гимнастику для глаз, проветрить помещение. Небольшая пауза поможет восстановить силы и убережет от накопления стресса.