Как планировать свои задачи, чтобы их точно выполнять?

Понедельник — это самое лучшее время познакомить Вас (читателей Пледа) с новой рубрикой — «Эффективность для мам». Автор рубрики — Ирина Дергачева, мама  двойняшек и бизнес-тренер.

Эффективный и неэффективный человек

Каждый день мы что-то делаем, согласитесь. Вряд ли многие из нас проводят время как тот Илья Муромец, сидя в фейсбуке с утра до ночи. И разница между эффективным и неэффективным человеком, на мой взгляд, в том, что эффективный вечером точно знает, какие задачи он выполнил сегодня, и даже, если что-то не успел, то знает, что именно, и на какой день он это перенесет.

Неэффективный же варится в рутине, страдая от постоянно валящихся на него задач, ничего не успевая, что-то вроде бы делая весь день, но если спросить: «Что?», — ответом будет: «а Бог его знает!» Что делать для того, чтобы относить себя к первой категории?

Мой ответ — планировать.

Мой рецепт — планировать.

Для начала, мы должны видеть свой каркас дня, и состоит он из жесткий встреч. Это те активности, которые привязаны к конкретному времени. Собрания, зум-конференции с коллегами или клиентами, вебинары, маникюр, визит к врачу, кружки ребенка — это все относится к категории жестких встреч. И если рабочие активности мы, как правило, еще планируем в календаре, то личные — далеко не факт.

А стоит. Причем, именно в гугл-календаре (или любом другом электронном), а не в старом-добром ежедневнике.

4 причины вести электронный календарь

• Причина 1. Чтобы не забыть

Чтоб не забыть. Зачастую мы планируем визит к хорошему мастеру заранее, и да, он скорее всего, напомнит накануне вечером о нем, но забыв, мы вполне можем на это время запланировать что-то еще.

• Причина 2. Чтоб не держать в голове эту информацию

Наш мозг тратит очень много энергии на запоминание нерутинных для нас действий. А поход к стоматологу раз в полгода — это точно не рутина. И представьте, что вы записались за две недели, и все это время, ваш мозг фокусируется на том, чтобы не забыть дату и время визита. И ладно бы, расходуя эту энергию, можно было бы похудеть, но нет, мы просто больше устаем. Поэтому, куда рациональнее выгрузить эту информацию во внешний источник, и забыть до того момента, пока календарь не пришлет нам напоминание. Это, кстати, следующая причина.

• Причина 3. Это безумно удобно

Календарь сам пришлет напоминание о встрече, плюс, вы можете пригласить участников. Так, я всегда делюсь с мужем информацией о том, когда нам нужно везти в больницу детей, или, например, идти в театр. Так я убиваю двух зайцев: с одной стороны муж точно не забудет, т.к. уведомление придет и ему, с другой — я не буду той занудой, которая сто раз переспросит: «А ты помнишь, что?..»

• Причина 4. Мы видим тот самый каркас дня

Если на сегодня у меня запланировано три встречи, то я не буду перегружать себя задачами. Плюс, сразу же видно, как и что можно будет сделать в промежутках между.

Задачи с дедлайном, но без привязки ко времени

Со встречами все просто, верно? Сложнее с задачами, которые имеют свой дедлайн, но не привязаны к конкретному времени. Здесь обычно и сидит тот демон, который превращает нас в уставших и не супер-эффективных людей. Что делать? Вести списки. Но здесь уже все несколько сложнее.

Дам несколько базовых рекомендаций. Как это делать так, чтобы получалось?

4 совета. Как планировать задачи с дедлайном?

• Совет 1. Регулярно

Если вы сегодня записали задачи, завтра забыли, послезавтра вспомнили, что что-то писали позавчера, это не будет работать. Планируем задачи на каждый день. Да, возможно будут такие дни, на которые вы не планируете ничего, но это скорее исключение, чем правило.

• Совет 2. В комфортном для вас месте

Это может быть красивый блокнот, стикеры на холодильнике, а может — приложение. Здесь я уже не столь категорична, как с календарями.

• Совет 3. Не пишите то количество задач, которое вы объективно не в состоянии выполнить

Помните, что в ваш день обязательно ворвется еще пачка незапланированных, поэтому не стоит расписывать каждую минуту. Пусть это будет 2, 3, 10 задач, но таких, которые вы на самом деле сегодня вычеркнете из своего списка.

• Совет 4. Расставляйте приоритеты

Не факт, что вы действительно физически можете выполнить все, что нужно. Выберите несколько самых важных задач, остальное перенесите, делегируйте или вообще вычеркните из своего списка. Последняя рекомендация особенно актуальна, если есть задачи, которые вы месяцами переносите на завтра. Если до сих пор вы это не сделали, и никто не умер, может и не надо?

Успевайте важное и будьте счастливы

Вообще, тема повседневного планирования очень обширна, но попробуйте начать хотя бы с этих простых шагов, и вы увидите, вам уже станет проще жить. А ведь это и есть основная цель тайм-менеджмента — разгрузить нас, сделать жизнь проще и ярче, найти время на удовольствия, а не успевать больше и больше. Так что, успевайте важное, и будьте максимально счастливы!

---